Учет в лесной отрасли — это не просто формальность, а система, которая делает рынок прозрачным, защищает права добросовестных участников и снижает риски для государства.
В 2025 году ключевая роль отведена ФГИС ЛК — Федеральной государственной информационной системе лесного комплекса. Ниже — об основных правилах и практиках, без которых сегодня невозможно вести легальный оборот древесины и пиломатериалов, а более подробно узнать об учете во ФГИС ЛК можно на сайте https://egaislesuchet.ru.
Нормативная база и место ФГИС ЛК
С 1 января 2025 года данные и процессы, ранее частично жившие в ЛесЕГАИС, стали частью ФГИС ЛК. При этом электронные сопроводительные документы (ЭСД) для транспортировки древесины обязательны с 2022 года и по-прежнему формируются в электронном виде. ФГИС ЛК объединяет сведения о заготовке, сделках, движении партий, переработке и хранении — фактически это «сквозной учет» от лесосеки до покупателя.
Кто обязан работать в системе
Все организации и ИП, чья деятельность связана с древесиной и пиломатериалами: лесозаготовка, транспортировка, хранение, переработка, оптовая и розничная торговля, а также экспортеры. Исключения узкие и специфические; в общем случае, если вы продаете или перевозите древесину, учет обязателен.
Доступ и роли: руководитель, уполномоченный, подрядчики
Доступ оформляют через портал «Госуслуги» с использованием учетной записи ЕСИА (портал и ЕСИА — связанные, но не тождественные сущности). Руководитель настраивает права, выдает сотрудникам машиночитаемую доверенность (МЧД) и обеспечивает их квалифицированной ЭЦП физлица. Уполномоченные лица работают в личном кабинете, подписывают документы и несут ответственность в пределах выданных полномочий.
Раздел «Объекты»: транспорт, склады, площадки
Перед началом операций внесите ключевые «объекты»: транспортные средства (с обязательным оснащением ГЛОНАСС в предусмотренных законом случаях), места складирования, производственные площадки. Невнесенный объект = источник системных ошибок: ЭСД не формируется, движение партий «обрывается», а риски проверки и штрафов растут.
Оформление сделок: продавец вводит, покупатель подтверждает
Любая сделка купли-продажи древесины или пиломатериалов регистрируется во ФГИС ЛК. Алгоритм типовой: продавец заносит условия (договор, номенклатура, объем, единицы измерения, цена/условия), покупатель подтверждает в своем кабинете. Только после подтверждения сделка считается учтенной, а партия может быть перемещена с корректным формированием ЭСД.
Электронный сопроводительный документ (ЭСД)
ЭСД обязателен при транспортировке. В нем фиксируются отправитель, получатель, сведения о партии, маршрут, транспорт и водитель. На практике правило простое: нет ЭСД — нет законной перевозки. Водителю достаточно иметь доступный для проверки QR-код/реквизиты ЭСД; данные доступны инспектору в онлайне. Если связь пропала, используйте предусмотренные офлайн-механизмы и синхронизируйтесь при первой возможности.
Операции с партиями: приход, расход, переработка
Учет — это не только сделки и перевозка. В системе отражают: приход на склад, внутренние перемещения между площадками, списание, переработку (распил, переклассификация), формирование новых партий пиломатериалов. Важно соблюдать единицы измерения и конверсию: кубометры сырья и выход продукции по технологическим картам должны быть логически связаны.
Документы, сроки и «событийный» принцип
В 2025 году ключевая логика — «по событию». Нет единых для всех «месячных» или «квартальных» отчетов: большинство действий фиксируется сразу при их совершении (создание сделки, подтверждение, формирование/закрытие ЭСД, отражение переработки). Для отдельных категорий лесопользователей сохраняются обязательные документы вроде лесной декларации и отчета об использовании лесов — они подаются в установленные сроки, но это другой контур, не отменяющий обязанность текущего учета в ФГИС ЛК.
Мобильные сценарии и удобство контроля
Для формирования ЭСД и контроля движения партий доступно мобильное приложение ФГИС ЛК. Оно облегчает работу водителей и сотрудников на площадках: быстрее создавать документы, сканировать коды, сверять партии. Руководителю это дает онлайн-видимость: статус перевозок, где «зависли» подтверждения, какие партии требуют действий.
Интеграция с учетными системами
Масштабным компаниям целесообразно интегрировать ФГИС ЛК с корпоративными ИС: ERP/WMS/учет складов. Это снижает ручной труд, сокращает ошибки двойного ввода и ускоряет закрытие первичных операций. Ключевой принцип — единые справочники номенклатуры, корректное сопоставление единиц измерения и настройка прав пользователей.
Контроль и ответственность
Система фиксирует «след» каждой партии. Типовые нарушения: неоформленная сделка, неполные данные, отсутствие подтверждения покупателя, перевозка без ЭСД, несоответствие объемов, невнесенный транспорт, просроченное закрытие операций. За это предусмотрена административная ответственность по КоАП (в ряде случаев — крупные штрафы, конфискация предметов правонарушения, приостановка деятельности). Проще и дешевле выстроить дисциплину учета, чем «лечить» последствия.
Практические правила, которые экономят нервы
— Сразу после заключения договора создавайте сделку в ФГИС ЛК, а после поставки — проверяйте, что контрагент ее подтвердил.
— Под каждую перевозку формируйте ЭСД заранее; проверяйте наличие ГЛОНАСС у транспорта и корректность маршрута.
— Ведите учет партий на складе: приход/расход отражайте в день фактической операции, переработку — по технологическим картам.
— Используйте МЧД и разграничивайте роли: кто создает, кто согласует, кто подписывает.
— Настройте внутренний контроль: раз в неделю сверьте «подтверждения контрагентов», «незакрытые ЭСД», «несоответствия по единицам».
Типичные ошибки и как их избежать
Часто встречаются: путаница в единицах (склад ведет в м³, а первичка — в штуках; настройте конверсию), дубли контрагентов (унифицируйте справочники), «забытые» объекты (машина не внесена — ЭСД не формируется), задержки в подтверждении сделок (напоминания контрагентам, SLA в договорах). Еще один риск — «живут» старые партии без движения: раз в месяц проводите инвентаризацию остатков в системе и на площадках.
Что делать малому бизнесу
Если объемы небольшие, можно работать через личный кабинет без интеграции: правила те же, критичны дисциплина и точность. Обязательно обучите одного-двух сотрудников, закрепите инструкции по шагам (создать сделку → получить подтверждение → выписать ЭСД → отразить приход/переработку → закрыть ЭСД). На случай отпусков заранее оформите МЧД на резервного сотрудника.
Взаимодействие с контрагентами
В договорах прописывайте цифровую дисциплину: сроки подтверждения сделки во ФГИС ЛК, ответственность за ошибки в данных, порядок обмена реквизитами ЭСД, требования к транспорту (ГЛОНАСС), контактные окна для оперативной связи. Такая «оцифровка» отношений резко снижает конфликты и простои на дорогах и складе.
Переход на лучшие практики
Начните с базовой карты процессов: кто, что и когда делает в ФГИС ЛК. Затем уберите дубли ввода, настройте шаблоны документов, автоматизируйте контрольные списки и разошлите короткие инструкции. Дополнительно введите еженедельный отчет: «неподтвержденные сделки», «незакрытые ЭСД», «несоответствия объемов». Через месяц дисциплина стабилизируется, а риски проверок и санкций снижаются в разы.
